Pokyny pro oznamování podezření z protiprávního jednání (whistleblowing)

1. Úvod – co je to whistleblowing a proč je důležitý?

Společnost LLENTAB, jako člen skupiny Dacke Industry AB, usiluje o dosažení transparentnosti a vysoké úrovně obchodní etiky. Nejdůležitějším informačním zdrojem pro odhalení případného protiprávního jednání, které je nutné řešit, jsou naši zaměstnanci.

Naše služba whistleblowingu nabízí možnost důvěrně upozornit společnost/organizaci na podezření z protiprávního jednání. Jedná se o důležitý nástroj pro snížení rizik a udržení důvěry v naši činnost, protože nám umožňuje včas odhalit a řešit případné protiprávní jednání.

Whistleblowing lze provádět otevřeně nebo anonymně.

Účelem těchto pokynů pro whistleblowing je povzbudit zaměstnance (a případně i externí zainteresované osoby), aby oznamovali podezření z protiprávního jednání bez rizika odvety, a také zajistit odpovídající proces šetření. Viz Etický kodex společnosti Dacke Industry AB

2. Kdy upozornit na protiprávní jednání?

Službu whistleblowingu lze využít k upozornění na závažná rizika, která se týkají jednotlivců, naší společnosti/organizace, lidské společnosti jako celku nebo životního prostředí.

Zpracování se může týkat pouze údajů o závažných pochybeních týkajících se:

  • účetnictví, interních účetních kontrol, auditních záležitostí, boje proti úplatkářství, bankovní a finanční kriminality nebo
  • jiných závažných pochybení týkajících se životně důležitých zájmů naší společnosti nebo skupiny nebo života či zdraví jednotlivých osob, například závažných trestných činů proti životnímu prostředí, závažných nedostatků týkajících se bezpečnosti na pracovišti a velmi závažných forem diskriminace nebo obtěžování.

V případech týkajících se například nespokojenosti na pracovišti nebo souvisejících záležitostí se zaměstnanci (a všechny ostatní zainteresované osoby) mají obrátit na svého nadřízeného nebo vedoucího pracovníka, protože tyto případy nelze prošetřit v rámci whistleblowingu.

3. Jak oznámit protiprávní jednání?

Podezření lze oznámit různými způsoby:

  • Alternativa 1 – Obraťte se na nadřízeného nebo vedoucího pracovníka v rámci naší organizace.
  • Alternativa 2 – Obraťte se na firemní tým pro whistleblowing. Tým pro whistleblowing: určené osoby s pravomocí řešit případy oznámené v rámci whistleblowingu:
  • Alternativa 3 – Anonymní zasílání zpráv prostřednictvím komunikačního kanálu pro oznamovatele:
    https://report.whistleb.com/dackeindustri

Každého, kdo oznamuje podezření, vyzýváme, aby otevřeně sdělil také svou totožnost. Všechny přijaté zprávy budou zpracovány důvěrně. Pro ty, kteří si přejí zůstat v anonymitě, nabízíme kanál pro anonymní hlášení (alternativa 3).

Kanál pro whistleblowing umožňující anonymní zasílání zpráv spravuje externí poskytovatel služeb WhistleB. Všechny zprávy jsou šifrovány. Aby byla zajištěna anonymita osoby odesílající zprávu, WhistleB neukládá IP adresy ani jiná metadata (tj. údaje, které lze spojit s osobou odesílající zprávu).  Osoba odesílající zprávu zůstává anonymní i v následné komunikaci s firemním týmem pro whistleblowing.

4. Proces šetření


TÝM PRO WHISTLEBLOWING

Přístup ke zprávám přijatým prostřednictvím našeho komunikačního kanálu pro whistleblowing mají pouze určené osoby s oprávněním zabývat se případy oznámenými v rámci whistleblowingu. Jejich úkony jsou zaznamenávány a zpracování je důvěrné. V případě potřeby mohou být do procesu šetření zapojeny také osoby, které mohou poskytnout odborné znalosti. Tyto osoby mají přístup k relevantním údajům a jsou rovněž vázány mlčenlivostí.

Pokud určitá osoba oznámí podezření přímo svému nadřízenému či vedoucímu nebo se osobně obrátí na tým pro whistleblowing, je zpráva vložena do komunikačního kanálu pro whistleblowing a je s ní nakládáno podle těchto pokynů.


OBDRŽENÍ ZPRÁVY

Po obdržení zprávy se tým pro whistleblowing rozhodne, zda oznámení akceptuje, nebo zamítne. Pokud je oznámení akceptováno, budou učiněna příslušná opatření pro šetření, viz níže uvedený oddíl Šetření.

Tým pro whistleblowing může oznámení zamítnout, pokud:

  • údajné jednání není jednáním, které lze oznámit podle těchto pokynů pro whistleblowing,
  • zpráva nebyla podána v dobré víře nebo jejím účelem je úmyslné poškození,
  • nejsou k dispozici dostatečné informace, které by umožnily další šetření,
  • předmět zprávy již byl vyřešen.

Pokud zpráva obsahuje záležitosti, které nespadají do oblasti působnosti těchto pokynů pro whistleblowing, měl by tým pro whistleblowing přijmout příslušná opatření, aby byla daná záležitost vyřešena.

Neuvádějte citlivé osobní údaje o nikom, kdo je ve zprávě zmíněn, pokud to není nezbytné pro popis daného podezření.


ŠETŘENÍ

Všechny zprávy jsou posuzovány vážně a podle těchto pokynů pro whistleblowing.

  • Nikdo z týmu pro whistleblowing ani nikdo, kdo se účastní procesu šetření, se nebude pokoušet oznamovatele identifikovat.
  • Tým pro whistleblowing může v případě potřeby prostřednictvím kanálu pro anonymní komunikaci předložit následné otázky.
  • Zprávu nebude prošetřovat nikdo, kdo by mohl být do protiprávního jednání zapojen nebo s ním spojen.
  • Tým pro whistleblowing rozhoduje, zda a jakým způsobem by měla být zpráva o podezření eskalována.
  • Se zprávami o podezření nakládají zúčastněné strany důvěrně.


OCHRANA OZNAMOVATELŮ V PŘÍPADĚ NEANONYMNÍHO WHISTLEBLOWINGU

Osobě, která vyjádří skutečné podezření nebo pochybnosti podle těchto pokynů, nehrozí v důsledku oznámení ztráta zaměstnání ani žádná forma sankcí či osobního znevýhodnění. Pokud oznamovatel jedná v dobré víře, nezáleží na tom, zda se mýlí.

S ohledem na ochranu soukromí osob, proti nimž byla obvinění vznesena, a na další otázky důvěrnosti bude neanonymní oznamovatel o výsledcích šetření daných obvinění informován.

V případech údajných trestných činů bude oznamovatel informován o tom, že v rámci soudního řízení může být nutné zveřejnit jeho totožnost.


OCHRANA A INFORMOVÁNÍ OSOBY UVEDENÉ VE ZPRÁVĚ OZNAMOVATELE

Práva osob uvedených ve zprávě oznamovatele podléhají příslušným právním předpisům o ochraně osobních údajů. Dotčené osoby budou mít právo na přístup k údajům, které se jich týkají, a v případě, že jsou informace nesprávné, neúplné nebo zastaralé, požadovat jejich změnu nebo výmaz.

Tato práva podléhají všem nadřazeným ochranným opatřením, která jsou nutná k tomu, aby bylo možné zabránit zničení důkazů nebo jiným překážkám při zpracování a šetření případu.


VÝMAZ ÚDAJŮ

Osobní údaje obsažené ve zprávě o podezření a v dokumentaci o šetření jsou po ukončení šetření vymazány, s výjimkou případů, kdy musejí být osobní údaje uchovávány podle jiných platných právních předpisů. Výmaz se provádí 30 dní po ukončení šetření. Dokumentace o šetření a zprávy oznamovatele, které jsou archivovány, by měly být anonymizovány; neměly by obsahovat osobní údaje, jejichž prostřednictvím lze přímo či nepřímo identifikovat konkrétní osoby.

5. Právní základ pokynů pro whistleblowing

Tyto zásady vycházejí z obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů a z pokynů pro oznamování podezření na protiprávní jednání.

6. Předávání osobních údajů mimo EHP

Všechny údaje jsou uchovávány v rámci EU. Pokud nejsou použity zvláštní mechanismy ochrany údajů, platí obecný zákaz předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).

POZNÁMKA: Oblast působnosti těchto pokynů pro whistleblowing nezahrnuje případné předávání osobních údajů z EHP přidruženým společnostem nacházejícím se mimo EHP.