Pokyny pro oznamování podezření z protiprávního jednání (whistleblowing)

1. Úvod – co je to whistleblowing a proč je důležitý?

Skupina LLENTAB usiluje o transparentnost a vysokou úroveň obchodní etiky. Nejdůležitějším informačním zdrojem pro odhalení případného protiprávního jednání, které je nutné řešit, jsou naši zaměstnanci.

Naše služba whistleblowingu nabízí možnost důvěrně upozornit společnost/organizaci na podezření z protiprávního jednání. Jedná se o důležitý nástroj pro snížení rizik a udržení důvěry v naši činnost, protože nám umožňuje včas odhalit a řešit případné protiprávní jednání.

Whistleblowing lze provádět otevřeně nebo anonymně.

Účelem těchto pokynů pro whistleblowing je povzbudit zaměstnance (a případně i externí zainteresované osoby), aby oznamovali podezření z protiprávního jednání bez rizika odvety, a také zajistit odpovídající proces šetření.

2. Kdy upozornit na protiprávní jednání?

Službu whistleblowingu lze využít k upozornění na závažná rizika, která se týkají jednotlivců, naší společnosti/organizace, lidské společnosti jako celku nebo životního prostředí.

Zpracování se může týkat pouze údajů o závažných pochybeních týkajících se:

  • účetnictví, interních účetních kontrol, auditních záležitostí, boje proti úplatkářství, bankovní a finanční kriminality
  • jiných závažných pochybení týkajících se životně důležitých zájmů naší společnosti nebo skupiny nebo života či zdraví jednotlivých osob, například závažných trestných činů proti životnímu prostředí, závažných nedostatků týkajících se bezpečnosti na pracovišti a velmi závažných forem diskriminace nebo obtěžování.

V případech týkajících se například nespokojenosti na pracovišti nebo souvisejících záležitostí se zaměstnanci (a všechny ostatní zainteresované osoby) mají obrátit na svého nadřízeného nebo vedoucího pracovníka, protože tyto případy nelze prošetřit v rámci whistleblowingu.

Člověk, který upozorňuje na protiprávní jednání, nemusí mít pro vyslovení podezření pádné důkazy. Úmyslné oznamování nepravdivých nebo zlovolných informací je však zakázano. Zneužití služby whistlebowingu je závažným disciplinárním přestupkem.

Vezměte prosím na vědomí, že v některých zemích existují omezení týkající se používání služby whistleblowingu.

3. Jak oznámit protiprávní jednání?

Podezření lze oznámit různými způsoby:

4. Proces šetření

ŠETŘENÍ

Všechna oznámení jsou brána vážně a řídí se temito pokyny pro oznamování nekalých praktik.

  • Nikdo se nebude pokoušet oznamovatele identifikovat.
  • Se zprávami o podezření nakládají zúčastněné strany důvěrně.


OCHRANA OZNAMOVATELŮ V PŘÍPADĚ NEANONYMNÍHO WHISTLEBLOWINGU

Osobě, která vyjádří skutečné podezření nebo pochybnosti podle těchto pokynů, nehrozí v důsledku oznámení ztráta zaměstnání ani žádná forma sankcí či osobního znevýhodnění. Pokud oznamovatel jedná v dobré víře, nezáleží na tom, zda se mýlí.

S ohledem na ochranu soukromí osob, proti nimž byla obvinění vznesena, a na další otázky důvěrnosti bude neanonymní oznamovatel o výsledcích šetření daných obvinění informován.

V případech údajných trestných činů bude oznamovatel informován o tom, že v rámci soudního řízení může být nutné zveřejnit jeho totožnost.

Aby byla zajištěna nezávislost a diskrétnost, přijímá všechna hlášení externí subjekt, který je přezkoumá a předá pověřeným osobám ve společnosti LLENTAB. Externí pracovník zároveň zajišťuje, aby hlášení nebylo zasláno osobě, která může být v dané kauze ovlivněna. V případě potřeby externích odborníků může vyšetřování provádět také nezávislý subjekt s bohatými zkušenostmi s řešením podobných případů a souvisejícími vyšetřováními. Žádné informace o vás jako oznamovateli nebudou zveřejněny, pokud jste k tomu nedali souhlas. Sami si zvolíte, zda chcete být pro externí vyšetřovatele anonymní, nebo zda chcete sdělit, kdo jste.

VYMAZÁNÍ ÚDAJŮ

Osobní údaje obsažené ve zprávě o podezření a v dokumentaci o šetření jsou po ukončení šetření vymazány, s výjimkou případů, kdy musejí být osobní údaje uchovávány podle jiných platných právních předpisů. Výmaz se provádí 30 dní po ukončení šetření. Dokumentace o šetření a zprávy oznamovatele, které jsou archivovány, by měly být anonymizovány; neměly by obsahovat osobní údaje, jejichž prostřednictvím lze přímo či nepřímo identifikovat konkrétní osoby.

5. Právní základ pokynů pro whistleblowing

Tyto zásady vycházejí z obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů a z pokynů pro oznamování podezření na protiprávní jednání.

6. Předávání osobních údajů mimo EHP

Všechny údaje jsou uchovávány v rámci EU. Pokud nejsou použity zvláštní mechanismy ochrany údajů, platí obecný zákaz předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).

POZNÁMKA: Oblast působnosti těchto pokynů pro whistleblowing nezahrnuje případné předávání osobních údajů z EHP přidruženým společnostem nacházejícím se mimo EHP.